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Como tornar as reuniões organizacionais ou em equipe mais produtivas A seguir, fique por dentro de algumas dicas para realizar reuniões organizacionais ou em equipe mais produtivas e evitar perda de tempo no dia a dia de trabalho

5 Comentários

Reuniões organizacionais são necessárias, mas não precisam ser dolorosas e infindáveis. Participantes distraídos, tópicos que fogem da abordagem e membros da equipe que saem achando que o encontro foi uma bela “perda de tempo” são sinais de uma reunião ineficaz e mal elaborada.

Estudos apontam que cerca de 31 horas por mês são desperdiçadas em reuniões improdutivas. Faça alguns cálculos e descubra se sua empresa está não somente perdendo tempo, mas dinheiro – ainda que o custo direto não apareça no orçamento.

Selecionamos algumas dicas valiosas para ajudar você a reunir sua equipe de maneira mais produtiva. Confira!

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Pessoas fazendo reunião

Antes da reunião

1- Defina os objetivos da reunião – o que deve ser alcançado ao término do encontro?

2- Estabeleça o número de participantes – o ideal é que a quantidade não exceda o total de 10 pessoas (quem precisa participar?)

3- Tenha metas acionáveis – os recursos humanos são adequados? São as pessoas certas para que o objetivo seja atingido?

4- Veja se o momento é apropriado para pautar determinado tema

5- Estabeleça prazos de duração para o encontro – o ideal é que não ultrapasse o tempo de 30 minutos;

6- Agende o encontro com antecedência e assegure-se de que todos os envolvidos estejam cientes dos propósitos da discussão para que possam contribuir de forma orientada;

7- Indique o responsável pelo encontro – é importante trocar um pouco de dirigente para que as reuniões não se tornem maçantes.

Durante a reunião

1- Comece no horário estipulado – estabeleça uma tolerância máxima de cinco minutos de atraso, mas valorize o tempo de quem chegou na hora agendada. Isso colabora para que o compromisso termine no momento certo, além de estimular o comprometimento para os demais encontros

2- Peça para os envolvidos desligarem seus equipamentos eletrônicos a fim de evitar distrações

3- Permita que a conversa flua – dê oportunidade para que que todos participem, mas atente-se para que o tema não se perca; o conteúdo precisa agregar valor;

4- Faça um intervalo, especialmente se a reunião for extensa – permita que as pessoas tenham uma pausa para beber água ou ir ao banheiro. Ofereça um lanche como um “mimo” para motivar e melhorar o humor dos participantes;

5- Identifique o momento de finalizar o encontro – caso a pauta tenha atingido o objetivo antes do prazo estipulado, não prolongue com outro assunto e encerre a reunião. Mesmo que os tópicos não tenham sido finalizados é importante terminar no tempo combinado.

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Após a reunião

Pode ser que algumas pessoas não tenham participado da reunião porque não eram essenciais para a tomada de decisões, mas que precisam estar cientes dos resultados do encontro. Portanto, compartilhe o que ficou estabelecido e acompanhe os responsáveis por cada ação.

Também é importante realizar uma avaliação sobre a qualidade da reunião para obter o feedback dos envolvidos com o propósito de tornar as reuniões mais eficazes.

 

Gostou dessas dicas? Você segue outros passos para ter uma reunião produtiva? Deixe seu comentário!

 

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5 Comentários

  • 15 de abril de 2019 a 16:01
    Nathaly

    Muito bom esse conteúdo me ajudou bastante!

    Esse é um assunto bastante relevante que precisa de bastante atenção e principalmente porque esse numero de 31 horas perdidas por mês causa bastante prejuízo para os dois lados, empresa e funcionário.

    Resposta
    • 15 de abril de 2019 a 16:34
      Wip Content

      Obrigado pelos comentários e ficamos felizes por ter ajudado.

      A Wip Content agradece!

      Resposta
  • 16 de abril de 2019 a 02:23
    Elerson

    Muito bom o conteúdo, Uma coisa que sempre faço para tornar minhas reuniões mais produtivas, é definir o início e o término. A pauta também é primordial ser definida antes.
    obrigado Wip Content pelos conteúdos!

    Resposta
    • 16 de abril de 2019 a 12:07
      Wip Content

      Obrigado pelos comentários e ficamos felizes por ter ajudado.

      A Wip Content agradece!

      Resposta
  • 25 de abril de 2019 a 14:08
    Evellin

    Boa dicas. Parabéns!

    Resposta

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